Une réservation vient d'arriver. Et maintenant ? Voici tout ce qui se passe de ton côté, étape par étape, de la demande jusqu'au RDV terminé.

💡 En deux mots : toute réservation arrive En attente. Tu la valides (ou la refuses). Une fois confirmée, SLOXO s'occupe des rappels tout seul. Tu peux à tout moment décaler ou annuler.

1. Tu reçois la demande

Dès qu'une réservation arrive, le RDV passe au statut En attente et tu es prévenue de deux façons :

La liste des réservations côté prestataire : chaque ligne indique le/la client(e), la prestation, l'horaire et le statut

  • un email « Nouvelle demande de RDV » avec les liens Confirmer / Refuser directement dedans ;
  • un bandeau d'alerte en haut de tes Réservations : « 1 réservation en attente de validation ».
Les demandes en attente remontent tout en haut de ta liste pour ne pas passer à côté. L'adresse complète s'affiche dès la demande, avant même de valider.

🔔 Tu as jusqu'à 2 h avant le RDV pour valider. Passé ce délai sans réponse, la demande s'annule automatiquement (pour ne laisser personne sans réponse).

→ Voir l'adresse avant de confirmer

2. Tu valides : Accepter ou Refuser

Sur la fiche du RDV en attente, deux boutons :

  • ✓ Accepter — le RDV passe en Confirmé et un email « RDV confirmé » part automatiquement côté client(e).
  • ✕ Refuser — le RDV passe en Annulé et un email part côté client(e).
C'est l'étape clé : tant que tu n'as pas accepté, le créneau reste « en attente ».

→ Confirmer ou refuser une demande de RDV

3. Un doute ? Appelle ton/ta client(e) avant de valider

Le téléphone est sur la demande (et dans l'email). Avant d'accepter, rien ne t'empêche d'appeler pour :

  • confirmer un détail (accès, parking, prestation exacte) ;
  • vérifier que le créneau lui convient toujours ;
  • proposer de décaler à l'oral si tu n'es pas dispo.
Une fois que vous êtes d'accord, tu reviens dans SLOXO et tu valides, tu décales (étape 4) ou tu annules (étape 5) selon ce qui a été convenu.

4. Décaler un RDV (décalage direct)

Besoin de bouger l'horaire ? Clique sur Modifier le RDV (bouton noir) → onglet Créneau. Tu choisis un nouveau créneau (suggestion SLOXO, autour de l'horaire, ou date manuelle), puis tu confirmes sur l'écran « Confirmer le décalage » :

  • Le RDV est déplacé tout de suite sur le nouveau créneau.
  • Ton/Ta client(e) reçoit un email « Votre RDV a été décalé » — rien à valider de son côté.
Tu peux aussi, dans le même écran, modifier les prestations du RDV (onglet Prestations).

→ Modifier un RDV (prestations, créneau, prix)

5. Annuler un RDV

Si le RDV ne peut pas avoir lieu, clique sur ✕ Annuler (ou ✕ Refuser si elle est encore en attente). SLOXO te demande de confirmer, prévient ton/ta client(e) par email après ~2 minutes, et libère le créneau. En cas d'erreur, tu peux rétablir le RDV — immédiatement depuis la fenêtre de confirmation (aucun email ne part), ou plus tard via le bouton ↩ Rétablir dans l'Historique.

⚠️ Si tu veux juste changer l'heure, ne l'annule pas : utilise Modifier le RDV (étape 4). Tu gardes ton/ta client(e), tu déplaces juste le créneau.

→ Annuler un RDV côté pro (et le rétablir)

6. Après confirmation : les rappels automatiques

Une fois le RDV confirmé, tu n'as plus rien à faire : SLOXO envoie l'email de confirmation, puis un rappel la veille (J-1). Tu réduis les oublis et les no-shows sans lever le petit doigt.

→ Emails automatiques envoyés par SLOXO

7. Clôture du RDV

Après la prestation, le RDV passe en Terminé :

  • automatiquement, une fois la date passée ;
  • ou d'un tap via Marquer fait depuis ta Tournée du jour.
Les RDV terminés nourrissent tes statistiques (CA, ROI, fidélité).

→ Comprendre les statuts d'une réservation

Questions fréquentes

Combien de temps pour valider une demande ? Jusqu'à 2 h avant le RDV. Sans réponse de ta part, la demande s'annule toute seule pour ne laisser personne dans le flou.

Y a-t-il un email automatique à chaque étape ? Oui. SLOXO envoie un email automatique à chaque moment clé : confirmation, décalage, annulation, et rappel la veille. Tu n'as pas à les écrire.

Quelle différence entre « Refuser » et « Annuler » ? C'est la même action (le RDV passe en Annulé), juste le mot change selon le statut : Refuser pour une demande encore En attente, Annuler pour un RDV déjà Confirmé.

Mon/Ma client(e) doit-il/elle valider le nouveau créneau ? Non. Le décalage est immédiat : le RDV bouge tout de suite et ton/ta client(e) est simplement informé(e) par email du nouvel horaire.

Faut-il appeler pour confirmer ? Non, ce n'est pas obligatoire — l'email de confirmation suffit. Mais son téléphone est là si tu veux caler un détail ou t'assurer du créneau avant de valider.