Une cliente vient de réserver. Et maintenant ? Voici tout ce qui se passe de ton côté, étape par étape, de la demande jusqu'au RDV terminé.

💡 En deux mots : toute réservation arrive En attente. Tu la valides (ou la refuses). Une fois confirmée, SLOXO s'occupe des rappels tout seul. Tu peux à tout moment décaler ou annuler.

1. Tu reçois la demande

Dès qu'une cliente réserve, le RDV arrive au statut En attente et tu es prévenue de deux façons :

  • un email « Nouvelle demande de RDV » avec les liens Confirmer / Refuser directement dedans ;
  • un bandeau d'alerte en haut de tes Réservations : « 1 réservation en attente de validation ».
Les demandes en attente remontent tout en haut de ta liste pour ne pas passer à côté. L'adresse complète de la cliente s'affiche dès la demande, avant même de valider.

🔔 Tu as jusqu'à 2 h avant le RDV pour valider. Passé ce délai sans réponse, la demande s'annule automatiquement (pour ne pas laisser une cliente sans réponse).

→ Voir l'adresse de la cliente avant de confirmer

2. Tu valides : Accepter ou Refuser

Sur la fiche du RDV en attente, deux boutons :

  • ✓ Accepter — le RDV passe en Confirmé, et la cliente reçoit automatiquement un email « RDV confirmé ».
  • ✕ Refuser — le RDV passe en Annulé, et la cliente est prévenue par email.
C'est l'étape clé : tant que tu n'as pas accepté, le créneau reste « en attente ».

→ Confirmer ou refuser une demande de RDV

3. Un doute ? Appelle ta cliente avant de valider

Le téléphone de la cliente est sur la demande (et dans l'email). Avant d'accepter, rien ne t'empêche de l'appeler pour :

  • confirmer un détail (accès, parking, prestation exacte) ;
  • vérifier que le créneau lui convient toujours ;
  • proposer de décaler à l'oral si tu n'es pas dispo.
Une fois que vous êtes d'accord, tu reviens dans SLOXO et tu valides, tu décales (étape 4) ou tu annules (étape 5) selon ce qui a été convenu.

4. Décaler un RDV (proposer un créneau ou changer directement)

Besoin de bouger l'horaire ? Clique sur Modifier le RDV (bouton noir) → onglet Créneau. Tu choisis un nouveau créneau (suggestion SLOXO, autour de l'horaire, ou date manuelle), puis l'écran « Confirmer le décalage » te laisse 2 façons de prévenir la cliente :

  • Proposer par mail (par défaut) — la cliente reçoit « {toi} vous propose un nouveau créneau » et valide via un lien. Idéal quand tu n'es pas sûre que le nouvel horaire lui va.
  • Décaler directement — le RDV est déplacé tout de suite et la cliente reçoit un email « Votre RDV a été décalé », sans validation à faire. Idéal quand c'est déjà calé entre vous (au téléphone, par exemple).
Tu peux aussi, dans le même écran, modifier les prestations du RDV (onglet Prestations).

→ Modifier un RDV (prestations, créneau, prix)

5. Annuler un RDV

Si le RDV ne peut pas avoir lieu, clique sur ✕ Annuler (ou ✕ Refuser si elle est encore en attente). SLOXO te demande de confirmer, prévient la cliente par email, et libère le créneau.

⚠️ Si tu veux juste changer l'heure, ne l'annule pas : utilise Modifier le RDV (étape 4). Tu gardes la cliente, tu déplaces juste le créneau.

→ Annuler un RDV côté pro (avec ou sans rebook)

6. Après confirmation : les rappels automatiques

Une fois le RDV confirmé, tu n'as plus rien à faire : SLOXO envoie à la cliente l'email de confirmation, puis un rappel la veille (J-1). Tu réduis les oublis et les no-shows sans lever le petit doigt.

→ Emails automatiques envoyés par SLOXO

7. Clôture du RDV

Après la prestation, le RDV passe en Terminé :

  • automatiquement, une fois la date passée ;
  • ou d'un tap via Marquer fait depuis ta Tournée du jour.
Les RDV terminés nourrissent tes statistiques (CA, ROI, fidélité).

→ Comprendre les statuts d'une réservation

Questions fréquentes

Combien de temps pour valider une demande ? Jusqu'à 2 h avant le RDV. Sans réponse de ta part, la demande s'annule toute seule pour ne pas laisser la cliente dans le flou.

La cliente est-elle prévenue à chaque étape ? Oui. SLOXO envoie un email automatique à chaque moment clé : confirmation, décalage, annulation, et rappel la veille. Tu n'as pas à les écrire.

Quelle différence entre « Refuser » et « Annuler » ? C'est la même action (le RDV passe en Annulé), juste le mot change selon le statut : Refuser pour une demande encore En attente, Annuler pour un RDV déjà Confirmé.

« Proposer par mail » ou « Décaler directement » ? Proposer par mail quand tu n'es pas sûre que le nouvel horaire convient (la cliente valide via un lien). Décaler directement quand c'est déjà convenu entre vous — le RDV bouge tout de suite.

Dois-je appeler la cliente pour confirmer ? Non, ce n'est pas obligatoire — l'email de confirmation suffit. Mais son téléphone est là si tu veux caler un détail ou t'assurer du créneau avant de valider.